各代表组、各部门工会：
经学院领导同意，我院第五届教职工代表大会暨第七届工会会员代表大会第三次会议于2008年12月27日(周六)在大学城校区召开。现将大会有关筹备工作通知如下：
㈠ 补选正式代表
根据有关规定，教职工正式代表离职、离休、退休，或者由于工作需要调离本单位，其代表资格应当自行停止。由此而造成的代表空缺，原则上由所在部门补选。请有关部门工会主席负责组织补选代表工作，并将该代表的登记表于12月10日前交工会办公室，提交大会代表资格审查组审查 。
须补选正式代表的部门工会与名额：
中山校区1名、图书馆1名、基础学院1名、附属医院(由附院工会确定)。
㈡ 提案征集
教代会提案是教职工参与学校民主管理、民主监督的重要形式，是学院工作决策民主化、科学化的重要渠道。各代表组要认真做好提案征集工作，全体代表必须以严肃、认真、负责的态度行使提案权，拟订提案前应广泛听取教职工的意见和建议，以保证提案的严肃性、科学性、可行性。
提案应一事一案，由一名正式代表提出，两名正式代表以上附议，每个提案人都必须亲笔签名，方为有效。提案也可以代表组名义集体提出，代表组组长亲笔签名为有效。
提案征集截止时间：12月25日，送交部门：工会办公室。
学院工会
二○○八年十二月三日
